今回施工を行った幸進運輸株式会社様の事務所では、電話が鳴るたびに席まで走って戻らなければいけないというお悩みがありました。あわせて、来訪者対応や施設内の状況を把握できる仕組みも整っていないという課題もあり、電話とセキュリティ、二つのテーマを同時に見直したいというご相談をいただきました。

具体的には、以下の課題を抱えていらっしゃいました。

・電話対応のために席へ戻る必要があった
・事務所内のどこにいても電話対応できる環境を整えたかった
・来訪者や施設内の状況を記録できる環境を整えたかった
・電話設備と防犯設備をまとめて導入したかった

これらの課題を解決するため、スマートフォン連携型の電話システム導入と防犯カメラ設置工事を並行して進め、ビジネスフォンの設定、防犯カメラの設置、社内ネットワーク設定、動作確認までを一括で対応いたしました。

施工レポート

事務所内のどこでも電話対応が可能に

これまでは電話が鳴るたびにデスクへ戻る必要があり、現場との連絡対応中などに電話を取りこぼしてしまうこともありました。今回、事務所内でスマートフォンを内線端末として利用できる環境を構築し、社員一人ひとりに内線番号を割り当てました。デスクを離れていても会社の電話番号で発着信ができるため、事務所内のどこにいてもすぐに対応できるようになっています。既存のビジネスフォンとの併用も可能な設定にし、無理なく新しい仕組みへ移行できるよう配慮しました。

施設内の「見えていなかった」部分を可視化する防犯カメラ

電話環境の整備とあわせて、施設内の状況を記録できる防犯カメラも導入しました。これまでは来訪者対応や事務所内の様子を後から確認する手段がなく、トラブル時にも状況を振り返ることができませんでした。カメラの設置位置は来訪者対応エリアや出入口付近を中心に事前検討し、施設内の状況を映像として確認・記録できる体制を整えています。

働きやすい事務所づくりで重要となる視点

「不便」が当たり前になっていないか見直す

今回のように電話のたびに席へ戻る、来訪者の対応記録が残らないといった状況も、日々の業務の中では「そういうものだ」と感じてしまいがちです。改めて業務の流れを見直すことで、実は改善できる部分が見えてくることがあります。

設備投資は「今」ではなく「数年後」で考える

電話やカメラなどの設備は、導入時の使いやすさだけでなく、数年後の人員増減や業務内容の変化にも対応できるかという視点で選ぶことが大切です。

現場からの声を反映した設計にする

実際に電話対応や来訪者対応を行うのは現場のスタッフです。設備を導入する前に、日々の業務でどんな不便を感じているかを聞いておくことで、運用開始後の使い勝手が大きく変わります。

工事完了後は、社員の皆様が事務所内のどこにいてもスムーズに電話対応できるようになり、業務効率が向上しました。また、防犯カメラの導入により施設内の安全対策も強化され、安心して業務を行える環境が整いました。

今回は電話環境と防犯体制を同時に見直した事例をご紹介させていただきました。
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